Hesty Hatari's Blog

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil?

Jawab :

• Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
• Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
• Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
• Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
• Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
• Perhatikanlah hubungan-hubungan.
• Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
• Praktekanlah penangguhan reaksi.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?

Jawab :

a. Sanksi yang tegas
Apa itu sanksi? Sanksi yaitu persetujuan atau penolakan terhadap perilaku tertentu. Persetujuan adalah sanksi positif, sedangkan penolakan adalah sanksi negatif yang mencakup pemulihan keadaan, pemenuhan keadaan dan hukuman. Sanksi diperlukan untuk menjamin tercapainya tujuan dan dipatuhinya norma-norma. Pada pelaku penyimpangan sudah selayaknya mendapatkan sanksi yang tegas, yang berupa hukuman yang tegas sesuai dengan undang-undang yang berlaku demi pemulihan keadaan masyarakat untuk tertib dan teratur kembali.

b. Penyuluhan-penyuluhan
Melalui jalur penyuluhan, penataran ataupun diskusi-diskusi dapat disampaikan kepada masyarakat penyadaran kembali pelaksanaan nilai, yang berlaku yang telah dilanggarnya, harus melalui penyuluhan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Terlebih-lebih pada pelaku tindak kejahatan/kriminal. Peran lembaga-lembaga agama, kepolisian, pengadilan, Lembaga Permasyarakatan (LP) sangat diharapkan untuk mengadakan penyuluhan-penyuluhan tersebut.

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui?

Jawab :

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab :

Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau biasa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi bila dilihat dari cara pembentukannya, dikenal menjadi 2 jenis organisasi formal dan organisasi informal. Kedua jenis organisasi tersebut sama-sama tidak dapat terlepas dari komunikasi sesame manusia. Karena komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam hidup kita. Hal itu tidak terlepas pula dari sebutan manusia sebagai makhluk sosial. Jadi komunikasi tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia.

Hal itu juga terjadi pada kehidupan berorganisasi, komunikasi sangat diperlukan dalam organisasi agar kehidsupan berorganisasi kita dapat berjalan lancar karena adanya komunikasi dalam tiap anggotanya. Komunikasi dalam berorganisasi juga terdiri dari 2 jenis, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal kita tujukan kepada seseorang yang kita hormati, misalnya atasan kita. Dan komunikasi informal kita tujukan kepada teman sejawat kita.

Kebanyakan organisasi yang bersifat informal struktur organisasinya tidak terbentuk secara jelas dan tujuan yang dibentuk berjalan secara tidak berkelanjutan. Bahkan banyak pula organisasi informal yang tidak memiliki tujuan yang jelas. Organisasi informal terdiri dari hubungan yang tidak resmi dan dapat dikatakan sebagai organisasi bayangan dari organisasi formal. Organisasi ini juga tidak akan ada jika organisasi formal tidak terbentuk.

Penyebab Munculnya Organisasi Informal

a) Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya.

b) Jika dalam organisasi formal kebituhan tersebut kurang tepat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya.

c) Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

Sifat-sifat Organisasi Informal :

- Hubungan di dalamnya lebih bersifat spontan dan tidak terorganisir.

- Kepemimpinan organisasi seperti diantara dua pilihan apakah organisasi tersebut formal atau tidak.

- Tidak bertitik tolak pada pengendalian manajemen seperti dalam organisasi formal.

Perbedaan Organisasi Formal dan Organisasi Informal menurut Argyrys :

· Organisasi Formal

- Hubungan antar pribadi ditentukan

- Kepemimpinan ditetapkan dan ditunjuk

- Mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hubungan.

- Organisasinya tidak bergantung.

· Organisasi Informal

- Hubungan antar pribadi tergantung kebutuhan annggotanya.

- Kepemimpinannya muncul dan dipilih.

- Mengendalikan perilaku dengan pemenuhan kebutuhan.

- Organisasinta lebih bergantung.

TUGAS KETIGA (Teori Organisasi Umum)

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui?

Jawab :

Gaya kepemimpinan adalah pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami kepemimpinan yang sukses dengan cara memusatkan diri pada apa yang dilakukan seorang pemimpin melalui gayanya. Gaya kepemimpinan merupakan suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya.

Secara relatif ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda, yaitu :

· Gaya kepemimpinan Otokratis

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin

b. Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan di dikte di dikte oleh atasan setiap waktu

c. Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota

d. Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecammannya terhadap kerja setiap anggota

· Gaya Kepemimpinan Demokratis

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

b. Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis,pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedure yang dapat dipilih.

c. Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dalam pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

d. Pemimpin adalah obyektif atau ”fact Minded”.

· Gaya kepemimpinan Laissez Faire

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin

b. Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya

c. Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas

d. Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal?

Jawab :

a) Sebagai pendukung tujuan organisasi

b) Sebagai alat komunikasi tambahan

c) Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

d) Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi?

Jawab :

a. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

b. Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

c. Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab :

Tata kerja adalah cara pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

SETIAP ORANG MEMILIKI JIWA KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan adalah keunggulan seseorang atau beberapa individu di dalam proses berkelompok. Dalam proses mengontrol gejala-gejala sosial, seorang pemimpin tidak dapat dipisahkan dari kelompok. Akan tetapi boleh dipandang sebagai suatu posisi dengan potensi tinggi di lapangan. Kepemimpinan diperlukan sebagai suatu kemampuan untuk menghandel orang lain untuk memperoleh hasil yang maksimal dan kerja sama yang besar. Kepemimpinan dipandang sebagai sebuah kekuatan, semangat, atau moral yang kreatif dan terarah. Semua orang memiliki jiwa kepemimpinan, walaupun jiwa kepemimpinan yang sangat kecil sekali, minimal orang tersebut dapat memimpin dirinya sendiri untuk menjadi orang yang lebih baik lagi. Setelah itu baru berlatih agar ia juga bisa memimpin kelompoknya. Jiwa kepemimpinan tidak begitu saja ada pada diri seseorang, melainkan jiwa tersebut harus dilatih dahulu atau orang tersebut telah melewati tahap dimana jiwa kepemimpinan harus diperlukan.

Pada dasarnya, setiap manusia memiliki jiwa sebagai pemimpin sejak lahir, namun perkembangan lingkungan dan kedewasaan dalam bersosialisasi dapat mempengaruhinya, apakah dapat berkembang atau bahkan hilang sama sekali. Dalam kaitannya dengan hal ini, sebelum kita mengklasifikasikan gaya kepemimpinan seperti pada judul diatas, maka saya akan mengulas sedikit mengenai faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya kepemimpinan / leadership.

Dalam suatu kelompok dalam masyarakat, seperti organisasi konvensional / modern, perusahaan atau instansi maka sudah pasti ada seseorang yang bertindak sebagai pemimpin, misalnya dalam organisasi politik ada Ketua Umum, dalam organisasi perusahaan ada Administrator / manajer, dalam sebuah kelas ada Ketua Kelas, pada Universitas ada Rektor dan lain sebagainya. Dengan adanya pemimpin, sudah pasti pula ada pengikutnya, akan tetapi, pengikut tidak sama dengan bawahan atau anak buah. Misalnya dalam sebuah partai politik tidak dapat dikatakan sebagai anak buah atau bawahan, akan tetapi lebih tepat kalau disebut pengikut, simpatisan atau kader, dikatakan demikian karena pengikut umumnya dengan sendirinya telah memberikan kepercayaan penuh kepada sang Ketua Umum atas ideologi dan tindakannya. Pada sebuah struktur organisasi formal, misalnya suatu perusahaan, lazim disebut karyawan / pegawai / bawahan / anak buah, dan disini, anak buah mau atau tidak mau, suka atau tidak suka harus tunduk dengan sang administrator / manajer dan hubungan antaranya biasanya hanya sebatas pekerjaan. Namun dalam suatu perusahaan juga dimungkinkan terdapat kepengikutan seperti halnya pada partai politik yang dapat diukur dari tingkat loyalitas anak buah kepada atasannya. Dan hal ini bergantung apakah administrator / manajer / pimpinan yang bersangkutan memiliki sifat kepemimpinan atau tidak.

TUGAS 2 (softskill)

1. Jelaskan ruang lingkup ORMET?

Jawab :

Ruang lingkup ORMET (organisasi & metode) :

· Anailisis organisasi

· Komunikasi dalam organisasi

· Tata kerja, prosedur dan system kerja

· Pentingnya filling

· Penyimpanan data & dokumen

· Formulir

· Pendayagunaan mesin kantor & peralatan

· Penyusunan tata ruang & perencanaannya

· Penulisan laporan

· Penyusunan buku pedoman kerja

· Penyusunan Anggaran belanja

· Analisis kepegawaian

2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?

Jawab :

Karena semua orang di dunia ini membutuhkan uang untuk kelangsungan hidupnya, dan hanya dengan bekerja kita dapat memperoleh uang. Sebenarnya uang bukan menjadi motivasi dalam bekerja, namun menjadi sebuah tuntutan yang harus dilakukan agar kita dapat memperoleh uang yang kita gunakan untuk memenuhi kebutuhan kita sehari-hari.

3. Apa sebab timbulnya organisasi informal?

Jawab :

· Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya

· Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.

· Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’

Jawab :

Johari Window atau Jendela Johari merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness, yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.

Jendela Johari (Joseph Luft dan Harrington V. Ingham) ini mencerminkan tingkat keterbukaan seseorang yang dibagi dalam empat kuadran, Kuadran-kuadran tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut:

- Kuadran 1 (Open) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri dan orang lain. (Quadrant 1, the open quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to self and others)
- Kuadran 2 (Blind) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh orang lain, tetapi tidak diketahui oleh diri kita sendiri. (Quadrant 2, the blind quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to others but not to self)
- Kuadran 3 (Hidden) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri, tetapi tidak diketahui oleh orang lain. (Quadrant 3, the hidden quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to self but not to others)
- Kuadran 4 (Unknown) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang tidak diketahui, baik oleh diri kita sendiri ataupun oleh orang lain. (Quadrant 4, the unknown quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known neither to self nor others).